清单:如何组织一场1400人的大会-梁旭和他的朋友们

清单:如何组织一场1400人的大会-梁旭和他的朋友们


昨天刚忙完TEDxZhuhai 第5次年会,也是我们团队第一次在珠海日月贝1400人的大剧院里举办活动。


来自无障碍协会的两位盲人工程师现场演奏之后,得到了不少观众“好温暖”的评价。


观众里面还有一位70岁的老奶奶,是让他50岁的儿子替他买票。


清单:如何组织一场1400人的大会-梁旭和他的朋友们


一年一度,跟一帮很有默契的小伙伴做些事情。200人 -> 600人 -> 900人 -> 1400人,不断刷新的会场规格和人数也表明整个团队的小伙伴都在疯狂成长。


清单:如何组织一场1400人的大会-梁旭和他的朋友们


趁着新鲜劲,我赶紧对本次TEDxZhuhai活动做一下复盘,也供其他想要做线下活动的同学参考。


1.政策报备,与文化部门、剧场、公安部门的提前沟通,特别重要,影响活动是否可以举办。



---嘉宾&内容方面


2.嘉宾的内容是第一位的,一方面是找嘉宾的时间要更提前,至少四个月以上;另外一方面是嘉宾的试讲,争取做到4次以上试讲(提前2月+1月+1周+1天),这次做的还不够、只做了2次试讲+1次彩排。

3.嘉宾的选择上参考嘉宾的权威性(20%)+启发性(30%)+话题性(20%)+表现力(30%)几个维度,前期多选一些嘉宾。

但是现场还是每个嘉宾给到15-18分钟,让他们对自己的想法加以较完整的阐述

4.前期嘉宾邀请引入联合策展人机制,一方面可以帮助拓展演讲嘉宾的领域来源和咖位,另一方面也可以帮助把关讲者内容质量。

5.以本次演讲效果较好的孙圈圈、萧秋水、伊姐的内容为模板,为后续的讲者提供内容标准+形式上的参考。


---现场设备方面

6.提词器现在这次用的是人工和led屏同步坑了好几位嘉宾,这个锅我背。

下次活动一定要实现自动同步,倒计时另外用一个小屏幕来实现或者用iPad。


7.这是我们有用人偶来打断超时的嘉宾。但其实下次可以在嘉宾还剩一分钟的时间,人偶就出现在舞台上提醒嘉宾时间。

提醒的机制一定要告诉嘉宾,让嘉宾做到心里有数,知道自己还剩一分钟的时间。


---活动流程+团队成员方面

8.现场活动流程SOP化:

*嘉宾挑选+试讲流程标准化,提前4个月以上

*现场活动流程人员、注意事项,都要写下来。

9.活动现场的各种流程:嘉宾须知,志愿者须知都可以做成8-10页ppt,提前让大家知道自己的分工,需要做什么。

10.团队成员的培养,需要培养更加有动机,有时间,和有能力的志愿者。提前沟通好如现场票务,物料装袋工作,不要把工作堆在一个或几个核心成员身上。

11.日常团队成员需要加强沟通,考虑月度有一些集体活动,提升团队协作和信息沟通。


---活动票务

12.活动的门票总数一定要弄清楚,特别是各种赠票,合作伙伴的票,要统一到一个同学那儿,并且门票用活动行的票务系统统一管理。

13.活动行的票务系统里面有的时候是一套票扫两次,有的时候套票只要扫一次这种技术问题,还是要反馈活动行解决。否则的话会出现一起买了套票的两个观众,分别拿的两个二维码找你拿四张票情况。

14.腾讯问卷里用户满意度,1-5分,5分的非常满意现在在手机上显示不全,下次要改成倒序显示。反过来,提醒我们问卷需要提前一周创建好。


---活动推广+宣传

15.任一项服务供应商至少有2家以上,云摄影类服务有助于提升观众+嘉宾现场分享欲望,要增加...

16.新闻稿需要在活动前及时安排人写,推广的每个大号的转化率数据需要加以记录。

17.除了珠海本地大号,广州、深圳、江门、中山、东莞、澳门的本地生活类大号也可以联动,争取推广资源。


小结:


办一场1400人的大会并不容易,很庆幸我们TEDxZhuhai团队在没有捅大漏子的情况下顺利的完成了活动的组织。


嘉宾的内容质量会是一个活动是否能够持续吸引听众的核心,没有好的场地,活动设备有些小问题,只要嘉宾的分享有干货,对于听众有启发,听众的总体满意度一定是还可以的。


每年活动组织过程中都会有不少各类问题,也是因为我们始终不断在挑战未知。

在这个过程中,TEDxZhuhai不断升级更好的场地,更大的区域影响力...


谢谢各位嘉宾的信任,合作伙伴的支持以及观众们的支持,我知道我们还不够好,我们会继续不断的在内容质量上对自己提高要求。


别的活动往往在活动开始前1周还在邀请嘉宾,我们TEDxZhuhai决定开始提前半年邀请嘉宾。现在开始,我就会为18年6月的TEDxZhuhai活动开始筛选合适的讲者,欢迎大家推荐...